SIKLUS MANAJEMEN SDM ( PENGGAJIAN ) DAN FUNGSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

 SIKLUS MANAJEMEN SDM ( PENGGAJIAN )

Menurut  Romney dan Steinbeart ( 2015 : 470 ) Menyatakan bahwa kegiatan Sumber Daya Manusia Manajemen terkait ( informasi tentang pekerja, tembakan, transfer, pelatihan, dll. ) dan pertemuan informasi tentang penggunaan waktu kerja terjadi setiap hari. Pengolahan sebenarnya gaji, bagaimanapun, hanya terjadi secara berkala karena di Sebagian besar organisai karyawan dibayar secara doa seminggu sekali, atau bulanan mingguan daripada setiap hari. Dengan demikian, gaji merupakan salah satu aplikasi yang terus proses dalam modus batch. 

Berbagai ,acam fungsi terlibat dalam menunjang system akuntansi penggajia di perusahaan. Menurut primatika ( 2009 : 16 ) yaitu: 

1. Fungsi kepagawaian 

Funsi ini bertanggung jawab untuk ,encari karyawanbaru, meyeleksi calon karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, memutuskan penempatan keryawan baru, menaikkan pangkat dan golongan gaji, mutase karyawan, dan pemberhentian karyawan dalam dalam struktur organisasi, fungsi kepegawaian berada di tangan bagian kepegawaian, di bawah dapartemen personalia umum. 

2. Fungsi pencatat waktu 

Fungdi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatn waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. System pengendalian internal yang baik mengsyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Dalam struktur organisasi fungsi pencatatan waktu berada di tangan pencatatan waktu, di bawah departemen persenolia umum.

3. Funsi pembuat daftar gaji dan upah 

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto dan menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban bagi setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan dalm struktur organisasi, fungsi pembuat daftar gaji dan upah berada di tangan bagianj gaji dan upah, di bawah dapartemen personalia dan umum.

4. Fungsi akuntansi 

Dalam system akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungan dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. 

5. Fungsi keuangan 

Fungsi ini bertanaggung jawab guna mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah serta menguangkan sek ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjitnya dibagikan kepada karyawan. 

Departement SDM, menurut romney (2015), memberikan informasi mengenai pangangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya kenaikan dan promosi. Cek adalah output utama system penggajian. Para pegawai menerima cek gaji terpisah sebagai kompensasi atas layanan yang mereka berikan. Cek gaji di krim ke bank untuk mentransfer dana dari rekening regular perusahaan ke rekening penggajian. Para pegawai adalah asset organisasi yang paling berharga. Pengetahuan dan keahlian mereka mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang diberikan kepada pelanggan. Moral dan sikap pegawai dapat secara signifikan mempengaruhi kinerja keuangan organisasi, tiga fungsi dasar yang diberikan oleh SIA dalam siklus manajemen SDM/penggajian : pemrosesan data transaksi mengenai aktivitas pegawai, penjagaan asset organisasi, dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan.

Untuk lebih efektif menggunakan pengetahuan dan keterampilan karyawan, banyak organisasi telah diberikan kepada system manajemen pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan tidak hanya berfungsi sebagai pengidentifikasian direktori bidang – bidang keahlian yang dimiliki oleh karyawan individu, tetapi juga menangkap dan menyimpan pengetahuan itu sehingga dapat di bagi dan digunakan oleh orang lain. System manajemen pengetahuan secara signifikan dapat meningkatkan priduktifitas. Misalnya, perusahaan konsultan profesional sering menyediakan layanan mirip dangan banyk klien yang berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan memungkinkan konsultan untuk menyimpan solusi untuk masalah – masalah tertentu dalam databes Bersama juga memungkinkan karyawan utuk belajar dari rekan – rekan geografis yang memiliki pengalaman sebelumnya yang menangani masalah tertentu. 

Tabel pengendalian dalam MSDM/ siklus penggajian 

DOKUMEN PENGGAJIAN 

Dokumen yang digunakan dalam system penggajian dan pengupahan yaitu :

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 

2. Kartu jam hadir 

3. Kartu jam kerja

4. Daftar gaji dan daftar upah

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 

6. Surat pernyataan gaji dan upah 

7. Amplop gaji dan upah

8. Bukti kas keluar

• Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dukumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh bagian kepengawaian berupa surat -surat keputusan yang bersangkutan dengan kariawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan kariawan baru dan kenaikan pangkat, perubahan tarif upah serta penurunan pangkat,pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing),pemindahan,dan lain sebagainya. Tembusan dokumen -dokumen ini dikirimkan ke bagian gaji upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah

• Kartu jam hadir.. merupakan dokumen yang di gunakan oleh bagian pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Catatn jam hadir karyawan ini dapat berupadaftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang di cap dengan mesin pencatat waktu. 

• Kartu jam kerja. Merupakan dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang di konsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan peerjaan. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan di serahkan ke bagian gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam kerja hadir. Sebelum digunkan untuk distribusi upah langsung kedapa tiap jenis produk atau pesanan. seperti telah saya sebutkan di atas, catatn waktu kerja ini harus di perlukan dalam perusahaan yang di produksinya berdasarkan pesanan. dalam perusahaan ini di perlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk tiap pesanan yang diproduksi.dalam perusahaan yang di produksi massa, karyawan pabrik, mengerjakan pekerjaan yang samadari hari ke hari, sehingga tidak di perlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini di bebankan langsung kepada semua produk.

• Daftar gaji dan daftar upah. Merupakan dokumen yang berjumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa pph pasal 21, utang karyawan, iuran, untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya.

• Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Merupakan ringkasan gaji dan upah perdepertemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar uapah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk keopada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh bagian kartu persediaan dan kartu biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

• Surat pernyataan gaji dan upah. Dokumen ini dibuat oleh bagian gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terisah dari pembuatan daftar gaji Dn upah. Dokumen in dibuat sebagai catatan bagi tiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah gaji diterima tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban tiapkaryawan.

• Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada tiap karyawan, dalm amplop, gaji dan upah. Di halaman, muka amplop gaji dan upah tiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, jumlah gaji bersih yang di terima karyawan dalam bulan tertentu.

• Bukti kas keluar. Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh bagian utang kepada bagian kasa, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian gaji dan upah.

CATATAN YANG DIGUNAKAN

CATATAN YANG DIGUNAKAN DALAM PENCATATAN GAJI DAN UPAH ADALAH:

1. Jurnal umum

2. Kartu harga pokok

3. Kartu biaya

4. Kartu penghasilan karyawan 

• Jurnal umum, dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap departemen dalam perusahaan

• Kertu harga pokok, catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu

• Kartu biaya, catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiap depertemen dalam perusahaan, sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu, biaya ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah 

• Kartu penghasilan karyawan, merupakan catatan mengenai catatan penghasilan dan berbagai potongannya yang di terima oleh tiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar, penghitungan pph pasal 21 yang menjadi beban tiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan di tanda tanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada pada kartu penghasilan karyawan ini, tiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.

JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM PENGGAJIAN DAN UPAH

Jaringan prosedur yang membuat system akuntansi gaji dan upah :

1. Prosedur pencatatan waktu hadir 

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini di selenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine)

2. Prosedur pencatatan waktu gaji

Dalam perusahaan manafaktur yang diproduksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja di perlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

3. Prosedur pembuat daftar upah 

Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuat daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.

4. Prosedur distribusi biaya upah

Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan unuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk.

5. Prosedur pembayaran upah

Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).

• Unsur pengendalian intern

- Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 

- System wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

- Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

- Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

FUNGSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

1. Fungsi kepegawaian 

Fungsi ini bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, pengupahan, penetapan, jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutase karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan 

2. Fungsi pencatatan waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan sesuai dengan system pengendalian internal yang baik.

3. Fumgsi pembuat daftar gaji dan upah

 Merupakan dokumen yang berjumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa pph pasal 21, utang karyawan, iuran, untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya.

4. Fungsi akuntansi

Yaitu memberikan informasi data keuangan untuk pengambilan keputusan 

5. Fungsi keuangan 

Membiayai serta menampung segala jenis kekayaan baik berwujud maupun yang tak berwujud