Sistem Informasi Akuntansi : Lingkungan Informasi dan Pengertian Sistem

LINGKUNGAN INFORMASI

Mari kita memulai  sistem informasi akuntansi dengan pengakuan bahwwa informasi adalah sumber daya bisnis. Seperti sumber daya bisnis lainnya dari bahan mentah, modal, dan tenaga kerja, informasi sangat penting untuk kelangsungan hidup organisasi kontemporer yang mempengaruhi perusahaan. Ini termasuk informasi tentang peristiwa seperti penjualan dan pengiriman barang, penggunakan tenaga kerja dan bahan dalam proses produksi, dan transfer sumber daya internal dari satu departemen ke departemen lain.

Aliran vertikal mendistribusikan informasi ke bawah dari manajer senior ke manajer junior dan personel operasi dalam bentuk instruksi, kuota, dan anggaran. Selain itu, ringkasan informasi yang berkaitan dengan operasi dan aktivitas lainnya mengalir ke atas ke manajer semua tingkatan.
Manajemen menggunakan informasi ini untuk mendukung berbagai fungsi perencanaan dan pengendalian

Internal and Exsternal Flows of Information

Aliran informasi ketiga yang digambarkan mewakili pertukaran antara organisasi dan pengguna di lingkungan eksternal. Pengguna eksternal terbagi dalam dua kelompok, yaitu mitra dagang dan pemangku kepentingan. Pertukaran dengan mitra dagang mencakup informasi penjualan dan penagihan pelanggan, informasi pembelian untuk pemasok, dan informasi penerimaan persediaan. Stakeholder adalah entitas di luar (atau di dalam) organisasi dengan kepentingan langsung atau tidak langsung dalam perusahaan. Pemegang saham, lembaga keuangan, dan lembaga pemerintah adalah contoh pemangku kepentingan eksternal. Pertukaran informasi dengan kelompok ini meliputi laporan keuangan, pengembalian pajak, dan informasi transaksi saham. Di dalam pemangku kepentingan termasuk akuntan dan auditor internal.

Semua grup penguna memiliki persyaratan informasi yang unik. Tingkat detail dan sifat informasi yang diterima kelompok-kelompok ini sangat berbeda. Misalnya, manajer tidak dapat menggunakan informasi yang sangat rinci yang dibutuhkan oleh personal operasi. Informasi manajemen dengan demikian lebih ringkas dan berorientasi pada pelaporan kinerja dan masalah secara keseluruhan daripada operasi rutin. Informasi harus mengidentifikasi masalah potensial pada waktunya bagi manajemen  untuk mengambil tindakan korektif. Pemangku kepentingan eksternal, di sisi lain, membutuhkan informasi yang sangat berbeda dari manajemen dan pengguna operasi. Informasi laporan keuangan mereka, berdasarkan prinsip akuntansi yang bberlaku umum (GAAP), berbasis akrual dan terlalu agregat untuk sebagian besar pengguna internal.

Apa itu Sistem?

Bagi banyak orang, istilah sistem menghasilkan gambaran mental dari komputer dan pemrograman. Bahkan, istilah memiliki penerapan yang jauh lebih luas. Beberapa sistem terjadi secara alami, sedangkan yang lain buatan. Sistem alam berkisar dari atom-sistem elektron, proton, dan neutron-hingga alam semesta-sistem galaksi, bintang, dan planet. Semua bentuk kehidupan, tumbuhan dan hewan, adalah contoh dari sistem alam. Sistem buatan adalah buatan manusia. Sistem ini mencakup segala sesuatu mulai dari jam hingga kapal selam dan sistem sosial hingga sistem informasi.

Elemen Sistem

Terlepas dari asalnya, semua sistem memiliki beberapa elemen umum. Untuk menentukan:

"Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling terkait yang melayani tujuan bersama".

Mari kita menganalisis defenisi umum untuk mendapatkan pemahaman tentang bagaimana hal itu berlaku untuk bisnis dan sistem informasi.

Multiple Components. Suatu sistem harus mengandung lebih dari satu bagian, misalnya sebuah yo-yo yang diukir dari sepotong kayu dan diikatkan pada seutas tali adalah sebuah sistem. Tanpa tali, itu bukan sistem.

Relatedness. Tujuan umum menghubungkan beberapa bagian dari sistem. Meskipun setiap bagian berfungsi secara independen dari yang lain, semua bagian memiliki tujuan yang sama. Jika komponen tertentu tidak berkontribusi pada tujuan bersama, maka itu bukan bagian dari sistem. Misalnya sepasang sepatu luncur es dan jaringan bola voli keduanya merupakan komponen, namun mereka tidak memiliki tujuan yang sama, dan karenanya tidak membentuk suatu sistem.

System Versus Subsystem. Perbedaan antara sistem dan subsistem adalah masalah perspektif. Untuk tujuan kami, istilah-istilah ini dapat dipertukarkan.Suatu ketika dilihat dalam kaitannya dengan sistem yang lenih besar di mana ia menjadi bagiannya. Sistem ketika itu menjadi fokus perhatian. Hewan, tumbuhan, dan kehidupan lain untuk subsistem ekosistem tempat mereka berada. Dari perspektif yang berbeda, hewan adalah sistem yang terdiri dari banyak subsistem yang lebih kecil, seperti subsistem peredaran darah dan subsistem pernapasan disebut subsistem.

Purpose. Suatu sistem harus melayani setidaknya suatu tujuan, tetapi dapat melayani beberapa. Ketika suatu sistem berhenti untuk melayani suatu tujuan, itu harus diganti.

Contoh Sistem Buatan

Sebuah mobil adalah contoh dari sistem buatan yang akrab bagi kebanyakan dari kita dan yang memenuhi defenisi sistem yang diberikan sebelumnya. Untuk menyederhanakan masalah, mari kita asumsikan bahwa sistem mobil hanya melayani satu tujuan, yaitu menyediakan alat angkut. Untuk melakukannya memerlukan interaksi harmonis dari ratusan atau bahkan ribuan subsistem.

Dekomposisi Sistem. Dekomposisi adalah proses membagi sistem menjadi bagian-bagian subsistem yang lebih kecil. Dengan menguraikan suatu sistem, kita dapat menyajikan sistem secara keseluruhan sebagai hierarki dan melihat hubungan antara subsistem bawahan dan tingkat yang lebih tinggi. Setiap subsistem bawahan melakukan satu atau lebih fungsi spesifik untuk membantu mencapai tujuan keseluruhan dari sistem tingkat yang lebih tinggi.

Interdependensi Subsistem. Kemampuan suatu sistem untuk mencapai tujuannya tergantung pada fungsi yang efektif dan interaksi harmonis dari subsistemnya. Jika subsistem vital gagal atau menjadi cacat dan tidak dapat lagi memenuhi tujuan spesifiknya, sistem secara keseluruhan akan gagal memenuhi tujuannya. Misalnya, jika pompa bahan bakar (subsistem vital dari sistem bahan bakar) gagal, maka sistem bahan bakar gagal. Dengan kegagalan sistem bahan bakar (subsistem vital mobil otomatis), seluruh sistem gagal. Di sisi lain, ketika subsistem nonvital gagal, tujuan utama dari keseluruhan sistem masih dapat dipenuhi. Misalnya, jika radio (subsistem dari sistem kelistrikan) gagal, mobil masih dapat mengangkut penumpang.

Perancang dari semua jenis sistem perlu mengenali konsekuensi dari kegagalan subsistem dan memberikan tingkat kotrol yang sesuai. Misalnya, perancang sistem dapat memberikan kontrol dengan merancang cadangan subsistem yang ikut bermain ketika subsistem utama gagal. Pengendalian harus diberikan atas dasar biaya-manfaat. Hal ini tidak ekonomis atau perlu untuk membuat cadangan setiap subsistem.

Oleh karena itu, hampir setiap mobil modern memiliki sistem pengereman cadangan, sedangkan sangat sedikit yang memiliki sistem stereo cadangan.

Seperti perancang mobil, perancang sistem informasi perlu mengidentifikasi subsistem kritis, mengantisipasi risiko kegagalannya, dan merancang prosedur pengendalian yang hemat biaya untuk mengurangi resiko tersebut.

Referensi

Hall, James A. Accounting Information Systems. South-Western Cengange Learning. USA.