Controlling The Bookkeeping System : Bank Reconciliation Statement

Tidak ada sistem pembukuan yang dapat dijamin sepenuhnya bebas dari kesalahan. Manusia bisa salah, bahkan sistem otomatis, dan komputerisasi kurang sempurna. Misalnya, komputer tidak mungkin mengetahui pemasok telah mengirimkan anda faktur yang tidak pernah tiba. 

Dalam materi ini kita akan melihat sejumlah cara dimana sistem pembukuan dapat diperiksa keakuratannya, dan cara dimana kesalahan dapat diperbaiki.

Topik khusus yang akan dibahas

• Bank Reconciliations
• Control Accounts
• Suspens Accounts

Preventing Errors (Mencegah Kesalahan)

Ada beberapa cara dimana kesalahan dapat dicegah atau setidaknya dapat dibatasi dalam jumlah dan efeknya. Banyak dari ini juga mencegah penipuan yang disengaja.

Authorisation Procedures (Otorsasi Prosedur)

Transaksi harus diotorisasi pada tingkat yang sesuai. Sebagai contoh:

1. Pembelian aset tidak lancar utama harus dibenarkan/disepakati oleh manajemen senior dan dicatat dalam risalah rapat.
2. Pemeriksaan untuk jumlah besar membutuhkan dua tanda tangan.
3. Piutang dan hutang harus disahkan oleh seorang senior.
4. Semua pesanan pembelian harus disahkan oleh penjual yang bertanggung jawab.
5. Semua pembayaran yang dilakukan harus disetujui. Khususnya, pembayaran kepada pemasok harus diperiksa terhadap barang yang diterima, faktur, dan nota kredit., Pengembalian uang kepada pelanggan harus diotorisasi., Penggajian harus diperiksa dan disahkan sebelum melakukan pembayaran.

Documentation

Dokumentasi harus digunakan untuk memberikan bukti transaksi, harus diajukan, dan direferensikan dengan benar. Ini membantu untuk menyediakan "jejak audit" transaksi melalui sistem. Sebagai contoh, perhatikan pemesanan barang untuk dijual kembali dan dokumentasi yang terlibat.

1. Raising of the order (Menaikkan pesanan). Pada formulir pesanan resmi, diotorisasi dengan benar setelah mendapatkan beberapa pesanan.
2. Receipt of goods (Tanda terima barang). Diperiksa pada saat kedatangan, diperiksa dengan pesanan, dan kerusakan dicatat.
3. Receipt of invoice (Tanda terima faktur). Diperiksa dengan pesanan dan penerimaan barang, harga, diskon, dan kalkulasi diperiksa.
4. Payment of invoice (Pembayaran faktur). Sebelum melakukan pembayaran, semua nota kredit telah diterima dan akun buku besar pembelian telah diperiksa.

Organisation of Staff 

Staf harus direkrut, dilatih, dan diawasi dengan benar. Tidak ada satupun yang memiliki kendali penuh atas bagaiman pun dari sistem pembukuan. Tugas harus dibagi antara anggota staf yang berbeda. Ini dikenal sebagai pemisahan tugas.

Ini dapat diilustrasikan dengan mempertimbangkan prosedur yang timbul dari menjual barang secara kredit. Singkatnya tugas yang terlibat adalah:

1. Issuing sales invoices (Menurut faktur penjualan)
2. Issuing credit notes (Menerbitkan nota kredit)
3. Credit Control (Mengontrol kredit)
4. Banking receipts from customers (Penerimaan perbankan dari pelanggan).

Jika satu orang bertanggung jawab penuh untuk semua (atau bahkan lebih dari satu) tugas ini, akan mudah dialihkan dan dokumen terbaik dihancurkan atau dipalsukan. Staf juga harus merotasi tugasnya dari waktu ke waktu.

Safeguarding Assets (Menjaga Aset)

Aset harus dipelihara dengan baik, diasuransikan, digunakan, dinilai, dan dicatat.

Detecting Errors (Mendeteksi Kesalahan)

Beberapa kesalahan mungkin akan terungkap murni secara kebetulan dan beberapa tidak pernah ditemukan sama sekali. Misalnya, jika anda menerima cek dari pelanggan yang tidak memiliki saldo terutang di rekeningnya, kemungkinan faktur telah dihilangkan dari pembukuan. Jika anda tidak pernah menerima cek, kesalahan tersebut mungkin tidak akan pernah terungkap.

Akan sangat tidak bijaksana untuk mempercayai kebetulan. Oleh karena itu, ada beberapa pemeriksaan yang dapat digabungkan untuk mendeteksi kesalahan.

Spot Checks 

Ini sangat berguna dalam mendeteksi penipuan atau kecurangan. Misalnya, pemeriksaan mendadak pada saldo kas kecil dapat mengungkap aktivitas yang padat dan memuat dimana seorang karyawan meminjam uang dari kas kecil secara teratur, tetapi mengembalikannya ketika imperest diperiksa, hanya untuk menghapusnya lagi setelah itu.

Comparison with external evidence

Bukti eksternal adalah salah satu yang paling berguna dalam menentukan keandalan catatan. Contohnya:

1. Konfirmasi saldo dengan piutang dan utang
2. Konfirmasi saldo bank dengan bank

Reconciliation 

Rekonsiliasi adalah perbandingan catatan untuk mengidentifikasi perbedaan dan untuk mencapai kesepakatan. Ada beberapa jenis rekonsiliasi yang bisa dilakukan.

1. Memproduksi neraca saldo. Jika total debit dan kredit tidak sesuai, jelas terjadi kesalahan.
2. Merekonsiliasi akun organisasi dengan catatan yang diterima dari organisasi lain. Dua rekonsiliasi umum dari jenis ini adalah: - Bank reconciliations (Rekonsiliasi bank), dimana rekening bank yang dipelihara oleh organisasi disesuaikan dengan kenyataan yang dikeluarkan oleh bank. - Supplier reconciliations (Rekonsiliasi pemasok), dimana akun buku besar yang dikelola oleh organisasi direkonsiliasi dengan pernyataan akun buku besar di buku pemasok.
3. Merekonsiliasi kelompok akun buku besar dengan akun kontrol.

Carrying Out An Audit (Melakukan Audit)

Audit adalah pemeriksaan atas catatan akuntansi laporan keuangan organisasi. Ini tidak memerlukan pemeriksaan lengkap pada setiap entri pembukuan, melainkan memeriksa sistem dan prosedur yang harus berkontribusi pada keandalan catatan akuntansi.

Bank Reconciliation Statements

Rekonsiliasi bank adalah topik yang harus diketahui.

Tujuan dari laporan rekonsiliasi adalah untuk memeriksa keakuratan catatan rekening bank organisasi dengan membandingkannya dengan catatan rekening yang dipegang oleh bank. Sering terjadi penundaan waktu antara transaksi yang terjadi (dan oleh karena itu, dicatat dalam buku kas) dan diproses oleh bank. Perbedaan waktu inilah yang biasanya menjadi penyebab perbedaan antara keseimbangan. Namun, ada beberapa transaksi yang organisasi tidak akan sadari sampai mereka menerima laporan bank mereka. Ini termasuk biaya bank, komisi, dan cek yang tidak dihargai (dimana bank penarik menolak untuk menerima cek yang ditarik di atasnya) dan mungkin juga termasuk debit langsung dan perintah tetap jika pemegang rekening belum diberikan secara terpisah tentang pembayarannya.

Untuk memastikan bahwa catatan bank dan organisasi benar, perbandingan dibuat dari dua set catatan dan pernyataan rekonsiliasi dibuat.

Contoh

Berikut dari buku kas ABX Limited untuk bulan Juni menunjukkan transaksi bank perusahaan.

Laporan mutasi bank perusahaan untuk periode yang sama:

Anda diminta untuk merekonsiliasi saldo yang ditunjukkan dalam buku kas dan laporan bank.

Penyelesaian

Langkah pertama adalah membandingkan entri yang ditampilkan di buku kas dengan yang ada di laporan mutasi bank dan mencocokkannya. 

Saat pencocokan selesai biasanya akan ada item pada laporan bank yang tidak ditampilkan di buku kas, dan item yang dimasukkan di buku kas tidak ada di laporan bank.

Beberapa diantaranya mungkin terkait periode sebelumnya-dalam contoh ini saldo awal tidak sama. Ada pengajuan (Refensi 000121) dan cek (nomor 000148) yang tidak ada dalam buku kas periode tersebut. Perhitungan sederhana menunjukkan bahwa item ini mewakili perbedaan antar saldo awal. Ini adalah perbedaan perbeadaan waktu yang tak mempengaruhi rekonsiliasi bank pada 30 Juni.
Ada beberapa item di laporan mutasi bank yang belum dimasukkan ke dalam buku kas.
Ini adalah debit langsung untuk asuransi dan biaya bank. Saldo buku kas perlu diubah untuk ini:

Sisa perbedaan antara saldo buku kas yang diubah dan saldo laporan keuangan disebabkan oleh perbedaan waktu per item yang telah sesuai dengan di atas.

Anda harus mencatat bahwa pernyataan dimulai dengan saldo sesuai dengan laporan bank dan direkonsiliasi saldo yang ditunjukkan dalam buku kas alternatif yang kurang umun adalah memulai dengan saldo sesuai buku kas dan merekonsiliasikannya dengan laporan bank.

Visit My YouTube Channel :

• Zikir Penghapus Dosa, Pembuka Pintu Rezeki, Penenang Hati, Permudah Segala Urusan
• Punya Hajat Dunia dan Akhirat? Pengen Bisnis Lancar? | Udah Sholawatin Aja!! 
• Sholawat Munjiyat - Ust. Yusuf Mansyur