STRUKTUR ORGANISASI DAN EVOLUSI SISTEM INFORMASI
Struktur organisasi mencerminkan distribusi tanggung jawab, otoritas, dan akuntabilitas di seluruh perusahaan. Perusahaan mencapai tujuan umumnya dengan menetapkan tujuan keuangan yang dapat diukur untuk operasionalnya. Contohnya, informasi anggaran mengalir kebawah. Ini adalah mekanisme di mana pihak manajemen senior menyampaikan ke para bawahannya berbagai standar yang akan menjadi ukuran dalam periode yang akan datang. Hasil dari berbagai tindakan bawahan, dalam bentuk informasi kinerja, akan mengalir ke atas, masuk ke pihak manajemen senior. Pemahaman atas pola distribusi tanggung jawab, otoritas, dan akuntabilitas sangat penting untuk menilai kebutuhan informasi para pengguna.
Struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Struktur intern sebagai suatu tipe pengawasan diperlukan karena adanya keharusan untuk mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi. Dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.
SEGMEN BISNIS
Perusahaan terdiri atas berbagai unit atau segmen fungsional. Perusahaan diatur menjadi beberapa segmen untuk meningkatkan efisiensi internal melalui spesialisasi tenaga kerja dan alokasi sumber daya yang efektif dari segi biaya. Para manajer dalam sebuah segmen dapat memfokuskan perhatian mereka dalam berbagai area tanggung jawab yang terbatas untuk mencapai tingkat efesiensi operasional yang lebih tinggi.
Ada beberapa cara untuk mengatur segmentasi perusahaan. Tiga pendekatan yang paling umum meliputi segmentasi berdasarkan:
1. Lokasi geografis
Banyak perusahaan memiliki operasi yang tesebar di seluruh Negara dan di seluruh dunia. Perusahaan-perusahaan tersebut melakukan hal ini untuk mendapatkan akses ke berbagai sumber daya, pasar, atau lini distribusi. Cara yang paling mudah untuk mengelolah operasi semacam itu adalah mengatur manajemen perusahaan berdasarkan segmen gegrafisnya masing-masing sebagai entitas yang setengah otonom.
2. Lini Produk
Perusahaan yang memproduksikan banyak sekali jenis produk sering kali mengatur organisasinya berdasarkan lini produk, dengan menciptakan berbagai devisi yang terpisah untuk tiap produk. Segmentasi produk memungkinkan perusahaan menugaskan manajemen, tenaga kerja, dan sumber daya khususnya ke berbagai segmen secara terpisah, seolah-olah hampir seperti perusahaan yang terpisah.
3. Fungsi Bisnis
Segmentsi fungsional membagi perusahaan kedalam berbagai area tanggung jawab khusus berdasarkan pekerjaan. Area fungsional di tentukan berdaasarkan aliran sumber daya utama di sepanjang perusahaan. Contoh dari segmen fungsi bisnis adalah pemasaran, produksi, keuangan, dan akuntansi.
Memahami karakteristik masing-masing segmen bisnis
Karakteristik masing-masing jenis usaha didasarkan atas kriteria besaran usaha, dapat dilihat sebagai berikut:
1. Segmen Mikro
- Usaha dilakukan secara informal, tidak memiliki rencana bisnis yang formal
- Status legal sering kurang lengkap, bahkan tidak ada
- Dilakukan oleh kelompok, yang sebagian besar oleh kelompok perempuan miskin
- Barrier to entry (hambatan untuk masuk bisnis ini) nyaris tidak ada
- Pertumbuhan usaha lambat
- Umumnya multi usaha
- Perputaran usaha relatif cepat
- Daya tahan terhadap perubahan lingkungan dan tekanan ekonomi cukup tinggi
- Pertumbuhan aset tidak meningkat secara signifikan
2. Segmen Ritel
- Pada umunya telah mempunyai ijin usaha dan legalitas formal terbatas
- Mempunyai administrasi keuangan yang mulai tertata, walaupun masih sederhana
- Dijalankan oleh keluarga (tenaga kerja berasal dari anggota keluarga ini, maupun saudara dekat), maupun oleh kelompok
- Barrier to entry relatif nyaris tidak ada
- Sering berganti jenis usaha
- Sebagian besar bersifat multi usaha
- Perputaran usaha relatif cepat
- Pertumbuhan usaha tidak mudah meningkat secara signifikan
3. Segmen Menengah
- Skala usaha mulai besar
- Telah ada struktur organisasi dan delegasi wewenang untuk pengambilan keputusan
- Administrasi keuangan pada umumnya tertib dan mulai akurat
- Telah ada pembagian dalam manajemen, Direktur keuangan biasanya mendapat tanggung jawab dalam melakkukan kebijakan pembiayaan perusahaan
SEGMEN FUNGSIONAL
Segmentasi berdasarkan fungsi bisnis adalah metode pengaturan yang paling umum. Sebagai gambaran, asumsikan sebuah perusahaan manufaktur yang menggunakan berbagai sumber daya berikut: bahan baku, tenaga kerja, modal keuangan, dan informasi.
Nama fungsi dan bahkan fungsinya sendiri dapat sangat berbeda antarperusahaan, bergantung pada ukuran dan lini bisnisnya. Sebuah perusahaan utilitas umum mungkin memiliki sedikit peran untuk fungsi pemasaran jika dibandingkan dengan sebuah produsen mobil. Sebuah perusahaan jasa mungkin tidak memiliki fungsi produksi formal dan sedikit peran dalam pengelolaan persediaan. Sebuah perusahaan dapat menyebut sumber daya tenaga kerjaanya sebagai personel sementara lainnya menggunakan istilah sumber daya manusia. Fungsi akuntansi dan layanan computer diberikan secara terpisah dan lebih terperinci, karena kedua hal ini penting dalam studi mengenai system informasi.
Manajemen Bahan Baku
Tujuan dari manajemen bajhan baku adalah merencanakan dan mengendalikan persediaan bahan baku perusahaan. Sebuah perusahaan manufaktur harus memiliki Persediaan yang memadai di tangan untuk memenuhi kebutuhan produksinya, gtetapi dengan tetap menghindari tingkat persediaan yang berlebihan. Setiap dolar yang diinvestasikan dalam persediaan adalah uang yang tidak menghasilkan pendapatan. Selain itu, persediaan yang tidak mengordinasikan kedatangan persediannya dari para pemasok dalm cara yang demikian rupa hingga dipindahkan langsung ke proses produksi. Akan tetapi, untuk praktisnya,kebanyakan perusahaan mempertahankan persediaan pengaman untuk menjaga perusahaan melalui waktu tunggu dari saat memasukkan pesanan persediaan hingga kedatangan persediaan.
Produksi
Aktivitas produksi terjadi dalam siklus konversi di mana bahan baku mentah, tenaga kerja, dan aktiva pabrik digunakan untuk membuat produk jadi. Berbagai aktivitas tertentu ditentukan berdasarkan sifat produksi yang di produksi. Secara umum, aktivitas-aktivitas tersebut terbagi dalam dua kelas umum:
- Aktivitas produksi utama,
- Aktivitas pendukung produksi,
Pemasaran
Pasar perlu mengetahui dan memiliki akses ke berbagai masalah strategi promosi, periklanan, dan riset pasar produk. Pada tingkat operasional, pemasaran melakukan berbagai aktivitas rutin seperti memasukkan pesanan penjualan.
Distribusi
Distribusi adalah aktivitas untuk membuat produk sampai ke tangan pelanggan setelah adanya penjualan. Ini adalah tahap yang sangat penting. Banyak yang dapat terjadi sebelum pelanggan mengambil alih kepemilikan dari suatu produk. Lamanya waktu antara memasukkan dengan memenuhi pesanan, pengiriman yang salah atau barang yang rusak dapat mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan serta hilangnya penjualan. Pada akhirnya, keberhasilan bergantung pada kegiatan memenuhi pesanan dengan benar di gudang, membungkus barang dengan benar, serta mengirimkannya dengan cepat ke pelanggan.
Personalia
Karyawan yang kompeten dan andal adalah sumber daya yang berharga bagi sebuah perusahaan. Tujuan dan fungsi pesonalia adalah untuk mengelola secara efektif sumber daya ini, fungsi personalia yang dikembangkan secara lengkap meliputi perekrutan, pelatihan, pendidikan lanjutan, konsultan, evaluasi, hubungan ketenagakerjaan, dan administrasi konpensasi.
Keuangan
Fungsi keuangan adalah mengelolah sumber daya keuangan perusahaan melalui aktivitas perbankan dan perbendaharaan, manajemen portofolio, evaluasi kredit, pengeluaran kas, dan penerimaan kas. Oleh karena sifat siklus sautu bisnis, banyak perusahaan yang berubah posisinya antara posisi kelebihan dana dan kekurangan dana dengan kekurangan kas. Sebagai respon dari pola arus kas ini, para perencana keuangan mencari investasi yang menguntungkan dalam saham serta aktiva lainnya dan kredit berbiaya rendah dari bank. Fungsi keuangan ini juga mencatat arus kas harian yang masuk dan keluar dari perusahan.
FUNGSI AKUNTANSI
Fungsi akuntansi mengelolah sumber daya informasi keuangan perusahaan. Dalam hal ini fungsi ini memainkan dua peran penting di pemrosesan transaksi. Pertama, akuntansi menangkap dan mencatat berbagai pengaruh keuangan dari berbagai transaksi perusahaan. Ini meliputi berbagai kegiatan seperti pemindahan bahan baku dari gudang ke produksi, pengiriman jadi ke pelanggan, arus kas masuk ke perusahaan dan penyimpanan ke bank, pembelian persedaiaan, serta pembebasan kewajiban keuangan.
Kedua fungsi akuntansi yaitu mendistribusikan informasi transaksi ke personal operasional untuk mengoordinasikan banyak dari tugas penting mereka. Aktivitas akuntansi yang berkontribusi langsung ke operasi bisnis meliputi pengendalian persediaan, akuntansi biaya, penggajian, utang usaha, piutang usaha, pengihan, akuntansi aktiva tidak lancar, dan buku besar.
Nilai Informasi
Nilai informasi pengguna di tentukan berdasarkan keandalannya. Telah di perlihatkan sebelumnya bahwa tujuan informasi adalah untuk mengarahkan pengguna ke tindakan yang seharusnya. Agar hal ini dapat terjadi, informasi harus memiliki atribut tertentu yaitu relevan, akurat, ringkas, lengkap, dan tepat waktu. Ketika berbagai atribut ini secara konsisten ada, informasi akan memiliki keandalan dan memiliki nilai bagi penggunanya. Informasi yang tidak andal tidak memiliki nilai. Hal itu adalah penggunaan sumberdaya yang sia-sia. Implikasi yang lebih negative dari informasi yang tidak andal adalah bahwa informasi tersebut dapat mengarahkan pada keputusan yang disfungsional.
Indenpendensi Akuntansi
Kebutuhan untuk memastikan keandalan informasi akuntansi menempatkan fungsi akuntansi dalam posisi yang unik di perusahaan. Keandalan informasi sangat tergantung pada konsep indenpendesi akuntansi. Jika di jelaskan secara sederhana, aktivitas akuntansi harus terpisah dan indenpenden dari berbagai area fungsional lainnya yang menyimpan sumber daya fisik. Contohnya bagian akuntansi memantau dan mencatat perpindahan bahan baku ke produksi serta penjualan barang jadi ke pelanggan. Bagian akuntansi mengotorisasi pembelian bahan baku dan pengeluaran pembayaran secara tunai ke para pemasok dan karyawan. Bagian akuntasi mendukung berbagai fungsi ini melalui informasi tetapi tidak secara aktif berpartisipasi dalam aktivitas fisiknya. Keputusan pengguna yang efektif membutuhkan informasi penting semacam itu di pasok oleh sumber yang indenpenden untuk memastikan integritasnya.
FUNGSI LAYANAN KOMPUTER
Fungsi layanan computer berkaitan dengan sumber daya informasi. Berbagai aktivitasnya dapat di atur dalam sejumlah cara yang berbeda. Salah satu struktur yang ektrim adalah pendekatan pemrosesan data terdistribusi. Kebanyakan struktur perusahaan masuk diantara dua kutub ekstrem ini dan memiliki berbagai elemen.
Semua pemrosesan data di lakukan oleh satu atau lebih computer besar yang di tempatkan di sebuah lokasi pusat dan melayani para pengguna di seluruh perusahaan Pengguna akhir bersaing untuk mendapatkan sumber daya ini berdasarkan kebutuhannya. Fungsi lanyanan computer biasanya di perlakukan sebagai pusat biaya operasionalnya di babankan kembali kepada pengguna akhir di bebankan kembali ke para pengguna akhir.
EVOLUSI MODEL-MODEL SISTEM INFORMASI
Secara umum terdapat lima model sistem informasi: Proses manual, sistem file mendatar (flat file), pendekatan database, model REA (resources, events, and agents), dan model ERP (enterprise resource planning).
1. Model Proses Manual
Model proses manual membentuk peristiwa-peristiwa fisik, sumber daya, dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis. Adapun manfaat mempelajari model proses manual sebelum menguasai sistem berdasarkan komputer. Pertama, mempelajari sistem manual membantu membangun hubungan penting antara SIA dan bidang akuntansi lainnya. Kedua, logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti. Ketiga, prosedur manual memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk pemisahan fungsi-fungsi, pengawasan, verifikasi independen, jejak audit, dan kontrol akses.
2. Model Flat File
Sistem ini merupakan sistem kerangka utama dalam sistem mainframe besar (large mainframe system). Sistem file model menjelaskan suatu lingkungan di mana file-file data individual tidak berkaitan dengan data lainnya. Pemakai akhir dalam lingkungan ini memiliki file data mereka sendiri, dan tidak menggunakannya bersama-sama dengan para pemakai lainnya.
3. Model Database
Sistem manajemen database (database management system) merupakan sistem perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data yang dapat diotorisasi setiap pemakai untuk diakses. Program pemakai mengirimkan permintaan data ke DBMS, yang kemudian memvalidasi dan mengotorisasi akses ke database sesuai dengan tingkat otoritas pemakai.
4. Model REA
REA adalah akuntansi untuk membuat model resources, events, dan agentsyang kritikal dalam organisasi dan relasi di antara mereka. Resources adalah aktiva dari organisasi. Mereka mendefinisikan sebagai objek yang jarang sekaligus dikendalikan oleh perusahaan. Events merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan sumber daya. Mereka dapat dihasilkan dari kegiatan-kegiatan seperti produksi, pertukaran, konsumsi, dan distribusi. Agents ekonomi adalah para individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam peristiwa ekonomi.
5. Sistem ERP
Enterprise resource planning-ERP (perencanaan sumber daya perusahaan) merupaka suatu model sistem informasi yang memampukan suatu organisasi untuk mengotomatisasikan dan mengintegrasikan proses-proses bisnis kuncinya.
Visit My YouTube Channel :
Comments
Post a Comment